Flugprobleme in der Gruppe dokumentieren

Fällt ein Flug mit mehreren Reisenden aus, startet er verspätet oder darf eine Person nicht mitfliegen, sollte jede betroffene Person eigene Belege sammeln. Eine gemeinsame Buchungsnummer beweist nicht, dass alle dieselbe Reservierung oder denselben Reiseverlauf hatten oder dieselben Ansprüche haben.

Für Flugprobleme bis einschließlich 22. Oktober 2027 gilt die Verordnung (EG) Nr. 261/2004. Die Verordnung (EU) 2026/2202 tritt erst ab dem 23. Oktober 2027 in Anwendung. Notiere für jede Person, welchen Flug sie gebucht hatte, was geschah und welche Folgen sie selbst hatte.

Belege für jede Person sammeln

Erstelle einen gemeinsamen Zeitstrahl für die Gruppe und sortiere die Unterlagen zugleich nach Person. So kannst du den gemeinsamen Ablauf nachvollziehen und trotzdem die verschiedenen Buchungen, Umbuchungen und Ankunftszeiten auseinanderhalten.

Sichere zunächst Buchungsbestätigungen, Rechnungen, Reisepläne und E-Tickets. Notiere Namen, Flugnummern, geplante Zeiten, Abflug- und Zielorte sowie die jeweilige Buchungs- oder Ticketnummer. Bei einer Pauschalreise gehören auch die Bestätigung und Mitteilungen des Reiseveranstalters dazu. Bewahre Änderungen, Umbuchungsangebote und deine Entscheidung dazu mit Datum und Uhrzeit auf.

Für die Ablage hilft eine einfache Tabelle:

Eine Gruppenbestätigung kann die gemeinsame Reiseplanung belegen. Prüfe trotzdem, ob jede Person und jede Teilstrecke darin tatsächlich aufgeführt ist. Bei getrennten Buchungen oder späteren Umbuchungen sichere die Unterlagen jeweils separat.

Unterlagen am Flughafen sichern

Halte während der Störung fest, was die Airline mitgeteilt und angeboten hat, und speichere E-Mails, SMS und Nachrichten aus der Airline-App. Fotografiere Anzeigetafeln oder Hinweise am Schalter, wenn Datum, Uhrzeit und Flugnummer erkennbar sind. Schreibe außerdem auf, wann du mit Mitarbeitenden gesprochen hast und welche Auskunft du erhalten hast.

Bei einer Nichtbeförderung notiere, wann und wo du dich zum Check-in oder Boarding eingefunden hast. Bewahre Bordkarte, Check-in-Bestätigung und Nachrichten zum Gate oder zur Umbuchung auf. Eine bestätigte Reservierung beweist nicht automatisch, dass du rechtzeitig zum Check-in erschienen bist. Der Gerichtshof der Europäischen Union behandelt diese Nachweise grundsätzlich als getrennte Voraussetzungen. Wurde dein Flug annulliert, gilt die Check-in-Bedingung nicht in gleicher Weise. Wenn du den Ersatzflug tatsächlich angetreten hast, ist eine Bordkarte ein hilfreicher Beleg; sie ist nach der einschlägigen Rechtsprechung nicht in jedem Fall zwingend, um die Teilnahme am Check-in nachzuweisen.

Notiere auch, wer ein Umbuchungsangebot angenommen oder abgelehnt hat. Innerhalb einer Gruppe können Reisende unterschiedliche Optionen wählen. Wenn du Essen, Erfrischungen oder andere notwendige Ausgaben selbst bezahlst, heb die Belege auf und ordne sie der Person zu, die gezahlt hat.

Prüfen, ob EU-Recht gilt

Für die Frage, ob die Verordnung gilt, zählen vor allem der Startort des Flugs und, bei Flügen aus einem Drittstaat in die EU, die Airline, die den Flug tatsächlich durchführt. Die Staatsangehörigkeit der Reisenden spielt dabei keine Rolle.

Grundsätzlich gilt die Verordnung für Flüge, die von einem Flughafen im Gebiet eines EU-Mitgliedstaats abfliegen. Für einen Flug aus einem Drittstaat in die EU gilt sie grundsätzlich, wenn die Airline, die den Flug tatsächlich durchführt, ein EU-Luftfahrtunternehmen ist und die Reisenden im Drittstaat nicht bereits entsprechende Leistungen oder eine Entschädigung erhalten haben. Die Verordnung gilt für motorisierte Flugzeuge mit festen Flügeln. Außerdem muss die Buchung grundsätzlich bestätigt sein. Bei anderen Störungen als einer Annullierung kommt es auch darauf an, ob sich die Person rechtzeitig zum Check-in eingefunden hat.

Prüfe bei jeder Teilstrecke, welche Airline den Flug durchgeführt hat. Für die Fluggastrechte ist grundsätzlich die Airline zuständig, die den Flug tatsächlich durchführt. Das gilt auch, wenn du das Ticket über eine andere Fluggesellschaft, ein Reisebüro oder einen Veranstalter gekauft hast. Bei Gruppen mit verschiedenen Abflugorten, Teilstrecken oder Buchungen solltest du daher die Unterlagen nach Flug und Person sortieren.

Reisebestätigungen richtig bewerten

Auch eine Bestätigung des Reiseveranstalters kann belegen, dass eine Person eine bestätigte Reservierung hatte. In den gemeinsam behandelten Rechtssachen Azurair u. a. prüfte der Europäische Gerichtshof, ob die Unterlagen für einen konkreten Flug Abflug- und Zielort, Flugzeiten sowie Flugnummer zusicherten. Eine unverbindliche Reiseübersicht oder ein vorläufiges Angebot beweist dagegen nicht automatisch eine bestätigte Buchung.

Eine gemeinsame Buchungsnummer zeigt auch nicht allein, ob ein einziger Vertrag alle Flüge umfasst. Hin- und Rückflug gelten nach der EU-Information grundsätzlich als getrennte Flüge, selbst wenn sie gemeinsam reserviert wurden. Sichere deshalb die Unterlagen zu jedem Flugabschnitt und jeder Umbuchung.

Der Bundesgerichtshof verlangte in einem konkreten Verfahren keine zusätzliche Buchungsbestätigung, weil niemand die bestätigte Buchung im vorherigen Verfahren bestritten hatte. Daraus folgt keine allgemeine Regel, dass du Buchungsbelege weglassen kannst. Hebe sie vorsorglich auf, damit du die Buchung auch dann belegen kannst, wenn die Airline sie später bestreitet.

Anspruch und Belege auseinanderhalten

Bei einer Verspätung hängt ein möglicher Anspruch auf einen festen Ausgleichsbetrag grundsätzlich davon ab, wann du am Endziel ankommst. Nach der Rechtsprechung des Europäischen Gerichtshofs kann eine Verspätung von mindestens drei Stunden bei der Ankunft einen Anspruch begründen. Die Airline muss keinen Ausgleich zahlen, wenn die gesetzlichen Voraussetzungen für außergewöhnliche Umstände erfüllt sind und sie nachweist, dass sie die erforderlichen zumutbaren Maßnahmen ergriffen hat. Ob das zutrifft, hängt vom konkreten Fall ab.

Die Verordnung (EG) Nr. 261/2004 sieht je nach Flugentfernung und Flugkategorie Ausgleichsbeträge von 250, 400 oder 600 Euro vor. Diese Beträge sind keine automatische Zahlung für alle Mitreisenden. Prüfe für jede Person, ob die Voraussetzungen erfüllt sind und wie sie tatsächlich am Ziel angekommen ist.

Bei einer Annullierung, einer erheblichen Abflugverspätung oder einer Nichtbeförderung hältst du fest, welche Möglichkeiten die Airline angeboten hat, darunter je nach Fall eine Erstattung oder eine andere Beförderung. Bei einer Abflugverspätung von mindestens fünf Stunden kannst du unter den Voraussetzungen der Verordnung eine Erstattung des Tickets verlangen. Wenn die Airline notwendige Betreuung nicht bereitstellt und du selbst angemessene Ausgaben bezahlst, bewahre die Quittungen auf.

Ein gemeinsames Ereignis kann für alle Reisenden dieselbe Ursache haben, doch die Folgen unterscheiden sich. Eine Person kommt vielleicht mit einer Umbuchung am selben Tag an, eine andere erst deutlich später. Eine dritte bezahlt notwendige Ausgaben, während die übrigen keine eigenen Kosten haben. Halte deshalb neben der gemeinsamen Chronologie für jede Person Ankunft, Umbuchung und eigene Ausgaben fest.

Beschwerde bei Airline und LBA

Schicke die Beschwerde zuerst schriftlich an die ausführende Airline und bewahre deine Nachricht samt Eingangsbestätigung und Antwort auf. Die EU-Information empfiehlt, bei ausbleibender oder unbefriedigender Antwort nach zwei Monaten eine Beschwerde bei der zuständigen nationalen Stelle zu erwägen.

Für Deutschland nennt das Bundesportal eine Anzeige beim Luftfahrt-Bundesamt (LBA). Dort wird unter anderem vorausgesetzt, dass du dich zuvor schriftlich an das Luftfahrtunternehmen gewandt hast; das Flugdatum darf nach den Angaben des Portals nicht mehr als zwei Jahre zurückliegen. Eine Anzeige beim LBA ist jedoch kein zivilgerichtliches Urteil, das der Airline automatisch eine Zahlung an dich auferlegt. Das Bundesverkehrsministerium informiert außerdem über Schlichtungsmöglichkeiten.

Für eine Gruppenbeschwerde kannst du eine gemeinsame Chronologie verwenden, solltest aber für jede reisende Person Buchung, Betroffenheit und Belege eindeutig zuordnen. Eine gemeinsame Buchung macht die Gruppenleitung nicht automatisch zur bevollmächtigten Vertretung aller Mitreisenden. Wer für andere Ansprüche geltend macht oder Geld entgegennimmt, sollte die dafür nötige Zustimmung klären. Gerichtliche Fristen richten sich nach den jeweils geltenden nationalen Regeln und sind gesondert zu prüfen.

Regeln ab Oktober 2027

Die Verordnung (EU) 2026/2202 wurde 2026 erlassen, gilt aber erst ab dem 23. Oktober 2027. Für Störungen bis zum 22. Oktober 2027 ist sie daher noch nicht anzuwenden. Insbesondere darfst du künftige Regeln zu kombinierten Luftbeförderungsverträgen nicht als bereits geltende Anforderungen behandeln.

Die neue Verordnung verlangt unter anderem Informationen, wenn Tickets zu getrennten Verträgen über die Luftbeförderung gehören. Das kann bei Reisen mit mehreren Flügen wichtig sein. Bis die neue Verordnung gilt, prüfst du den Fall nach der bisherigen Verordnung und der dazu ergangenen Rechtsprechung. Die künftigen Regeln ersetzen keine heute geltenden Nachweise und machen eine gemeinsame Gruppenbuchung nicht automatisch zu einem einzigen Beförderungsvertrag.

Für die hier beschriebenen Ansprüche ist keine besondere Vorgabe der Internationalen Zivilluftfahrt-Organisation (ICAO) zur Dokumentation einer Gruppenbuchung belegt. Behaupte deshalb keine zusätzliche ICAO-Checkliste oder Dokumentationspflicht. Wenn du neben pauschalen Fluggastrechten einen individuellen Schaden geltend machen willst, dokumentiere diesen gesondert und prüfe die dafür einschlägige Rechtsgrundlage.